de Doelen zoekt een sales support medewerker

Wie wij zijn
De Doelen is al meer dan een halve eeuw concertgebouw, poppodium, festivalhart, congresgebouw en feestlocatie. Midden in het centrum van Rotterdam staat concert- en congresgebouw de Doelen, één van de meest iconische gebouwen van de stad. Met 2.200 zitplaatsen in de Grote Zaal is de Doelen één van de grootste concertzalen van Nederland en ontvangt de Doelen jaarlijks 330.000 bezoekers. Hier vinden de meest bijzondere concerten, events, bijeenkomsten en congressen plaats.

De Doelen is een levendig, vernieuwend en internationaal podium voor muziek, cultuur en ontmoeting, waar talent zich ontwikkelt en bijdraagt aan de verbondenheid van Rotterdam.

Dit ga je doen
Als Sales Support medewerker ben je de spil in het aanvraagproces voor zowel zakelijke als culturele evenementen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende aanvragen en zorgt ervoor dat deze zorgvuldig worden beoordeeld, volledig worden vastgelegd en bij het juiste team terechtkomen. Je bewaakt actief de voortgang en reactiesnelheid in het proces en zorgt dat geen enkele aanvraag tussen wal en schip valt.

Vanuit jouw administratief-ondersteunende rol zorg je voor een soepel offertetraject, een nauwkeurige projectadministratie en een professionele voorbereiding van klantcontacten. Je werkt hierbij nauw samen met de teams Conferences & Events en Culturele Verhuur.

Geen dag is hetzelfde en jij houdt altijd het overzicht.

Aanvragen ontvangen & doorgeleiden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende aanvragen, zowel telefonisch als per mail.
• Je beoordeelt aanvragen op basis van vastgestelde kaders en bepaalt de juiste routing; 
• Je zorgt voor een correcte overdracht van de aanvraaginformatie;
• Je bewaakt actief de reactiesnelheid en signaleert vertragingen proactief

Offertes & afspraakvoorbereiding

• Je ondersteunt bij het opstellen en verwerken van offertes (o.a. via Yesplan en Offery);
•  Je zorgt dat offertes correct, volledig en op tijd worden verstuurd en bewaakt de opvolging;
• Je bereidt afspraken en locatiebezoeken voor, inclusief documentatie zoals presentaties, plattegronden en productinformatie;
• Je ondersteunt bij de organisatie van salestrips, relatie-events en client events.

Projectadministratie

• Je beheert de projectadministratie per evenement en zorgt dat relevante informatie tijdig en foutloos is verwerkt, van projectnummer tot facturatie;
• Je levert periodiek basisoverzichten aan (zoals aantallen aanvragen, doorlooptijden en offertestatussen);
• Je ondersteunt de culturele verhuur bij het verzamelen en aanleveren van marketing- en ticketinformatie.

Systeem- & informatiebeheer

• Je beheert het offerteplatform Offery en houdt documentatie actueel;
• Je zorgt dat klantdata en CRM-informatie (o.a. Yesplan en AFAS) volledig en consistent zijn;
• Je beheert salesportals en externe platforms in samenwerking met Marketing;
• Je signaleert knelpunten in processen en bespreekt deze met de coördinator of manager.
   

Wie ben jij
Je bent een administratieve professional die energie haalt uit orde en overzicht. Details ontgaan je niet en je voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en voortgang. J Je bent communicatief sterk en werkt graag in een dynamisch team waar geen dag hetzelfde is.

• Je hebt minimaal een MBO-diploma, bij voorkeur in een richting als Commercieel medewerker, Eventmanagement of Officemanagement;
• Kennis van het proces rondom evenementenorganisatie is een pré;
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een administratieve of ondersteunende rol; werkervaring binnen de evenementenbranche of op een salesafdeling is een pré;
• Kennis van en ervaring met Excel is een vereiste; kennis van Yesplan en/of AFAS is een pré;
• Je hebt ervaring met het opstellen van offertes en werken met CRM- en reserveringssystemen;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Waarom werken bij de Doelen?
Naast een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket kun je gratis naar evenementen en je vrienden meenemen tegen gereduceerd tarief. Bij de Doelen bieden we je een veelzijdige en dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. We zoeken iemand voor 32 uur. Je salaris is volgens de CAO voor Nederlandse Podia, schaal 4; het salaris voor deze functie ligt, afhankelijk van je ervaring, tussen € 2.421,01 en € 3.290,92 o.b.v. 36 uur.

Solliciteer nu!
Wil jij deel uitmaken van ons team? Solliciteer dan nu via dit formulier.

De Doelen streeft ernaar een inclusieve organisatie te zijn, een afspiegeling van de stad Rotterdam, en hoopt daarom op reacties vanuit verschillende achtergronden, genders en leeftijdscategorieën.